Sídlo právnické osoby musí být určeno adresou, kde právnická osoba sídlí skutečně, tedy místem, kde je umístěna její správa a kde se veřejnost může s právnickou osobou stýkat. Takto je upraveno sídlo právnické osoby ustanovením § 19c odst. 2 občanského zákoníku, a to ode dne účinnosti zákona č. 501/2001 Sb. (účinnosti nabyl v den svého vyhlášení ve Sbírce zákonů, dne 31. 12. 2001). V souvislosti s touto změnou občanského zákoníku byla stejným zákonem provedena i změna obchodního zákoníku a z ustanovení § 2 odst. 3 obchodního zákoníku byla vypuštěna věta: „Sídlem právnické osoby je adresa zapsaná jako její sídlo v obchodním rejstříku nebo v jiné zákonem upravené evidenci.“ Současná úprava v občanském zákoníku je obecná, použitelná pro všechny formy právnických osob (není-li zvláštním předpisem stanoveno jinak). Sídlo právnické osoby je jejím nutným znakem, právnická osoba nemůže existovat bez sídla. Sídlo může mít právnická osoba jen jedno a jen v jednom určitém místě (může však během své existence sídlo měnit).

Motivem uvedené legislativní změny bylo směřovat k úpravě sídla reálného (sídlem právnické osoby je její skutečné, faktické sídlo, tedy místo kde se nachází její správa), změna se však promítla i do účinků zápisu do obchodního či jiného rejstříku. Zatímco do účinnosti zákona č. 501/2002 Sb. měl zápis změny sídla do obchodního či jiného rejstříku konstitutivní, právotvorné účinky (tedy ke změně sídla došlo nikoli dnem rozhodnutí právnické osoby o změně sídla, ale až dnem zápisu do rejstříku), po dnu účinnosti zákona má zápis změny sídla společnosti účinky jen deklaratorní (tedy ke změně sídla dojde rozhodnutím právnické osoby o změně sídla a skutečným přemístěním a zápis do rejstříku tuto skutečnost jen potvrdí), neboť všechny zápisy mají účinky deklaratorní, nestanoví-li zákon jinak.

Skutečné sídlo
Z ustanovení § 19c odst. 2 občanského zákoníku vyplývá, že sídlo právnické osoby (tedy sídlo určené v zakladatelském dokumentu a zapsané v příslušné evidenci) se musí shodovat se sídlem skutečným. Sídlo musí být určeno adresou. Zákon sice opustil kazuistickou definici adresy (která dříve byla v ustanovení § 2 odst. 3 obchodního zákoníku), avšak je zřejmé, že adresa musí obsahovat alespoň název obce, ulici, číslo domu a poštovní směrovací číslo. Je tedy vyloučeno sídlo osoby označit například pouze číslem poštovní schránky (P.O.Box). Právnická osoba musí uvádět své skutečné sídlo, a to vždy, při jakémkoliv styku se třetí osobou (tedy nikoliv jen pro účely vzniku a registrace). Každý podnikatel (tedy i každá obchodní společnost) je povinen na všech objednávkách, obchodních dopisech a fakturách uvádět, mimo jiné, i údaj o svém sídle nebo místu podnikání (obdobnou povinnost ukládá například i ustanovení § 53 občanského zákoníku, a to v souvislosti s uzavíráním spotřebitelských smluv prostřednictvím prostředku komunikace na dálku.

Jestliže obsah zápisu v obchodním rejstříku odporuje donucujícímu ustanovení zákona a nelze dosáhnout nápravy postupem podle zvláštního právního předpisu (např. ukládáním pokut dle občanského soudního řádu nebo dosažením souladu v řízení zahájeném soudem bez návrhu), vyzve rejstříkový soud osobu, které se zápis týká, ke zjednání nápravy. Jde-li o právnickou osobu a tato osoba ve stanovené lhůtě nezjedná nápravu, může soud i bez návrhu, je-li takový postup v zájmu ochrany třetích osob, rozhodnout o jejím zrušení a likvidaci. Toto ustanovení tedy umožňuje rejstříkovému soudu zrušit právnickou osobu zapsanou do obchodního rejstříku, pokud tato osoba v obchodním rejstříku uvádí adresu fiktivního sídla a ani po výzvě soudu nezjedná nápravu. Navíc pokud právnická osoba uvádí za své sídlo místo, které skutečným sídlem není, může se každý dovolat jako sídla místa, kde se nalézá správa osoby.

Uvádění názvu obce, kde je sídlo právnické osoby, namísto plné adresy
V souvislosti s novou úpravou sídla právnické osoby v občanském zákoníku byla provedena i další změna. Dle § 19c odst. 5 občanského zákoníku postačí u právnické osoby zapsané do obchodního nebo jiného veřejného rejstříku, pokud její zakladatelský dokument uvede namísto adresy sídla jen obec, kde je její sídlo (k zápisu do tohoto rejstříku však musí ohlásit plnou adresu svého sídla). Z toho vyplývá, že při změně sídla v rámci jedné obce nemusí dojít ke změně zakladatelského dokumentu. Tedy pokud například obchodní společnost Dryomys, spol s r.o. má ve své společenské smlouvě uvedeno, že sídlem společnosti je obec Praha, a společenská smlouva nesvěřila výslovně rozhodování o změně sídla v rámci jedné obce do působnosti valné hromady (a valná hromada si rozhodování o této otázce nevyhradila), rozhodne o změně sídla z adresy Praha 8, Skálova 556/13, PSČ 180 00 do Prahy 3, Koněvova 1354/229, PSČ 130 00, statutární orgán. I právnická osoba, která má nyní v zakladatelském dokumentu uvedenou úplnou adresu sídla, může provést změnu tohoto dokumentu a nadále v něm uvádět jen obec, kde je její sídlo. V tomto případě však již půjde o změnu zakladatelského dokumentu a je tedy nutné dodržet všechny potřebné náležitosti této změny (rozhodnutí příslušného orgánu právnické osoby, forma atd.). Z praktického hlediska se tedy nejeví jako příliš vhodné provádět tuto změnu zakladatelského dokumentu, aniž současně dochází ke skutečné změně sídla (pokud tedy společnost Marmota s.r.o. má ve své společenské smlouvě uvedenu adresu sídla Praha 2, Karlovo nám. 354/4, PSČ 120 00 a chce změnit adresu sídla, bude nutné rozhodnutí valné hromady formou notářského zápisu). Společnost může zvolit, zda nadále bude ve společenské smlouvě uvádět celou adresu sídla nebo jen obec. V návrhu na zápis změny do obchodního rejstříku uvede celou adresu nového sídla. Rozhodování o změně sídla může být velmi pružné, a tedy i časté, a může docházet k situacím, kdy společnost změní sídlo i vícekrát, dříve než rejstříkový soud stačí zapsat první změnu (z praxe rejstříkových soudů víme, že zápis může trvat poměrně dlouhou dobu, a to i za předpokladu, že podnikatel splní svou povinnost podat bez zbytečného odkladu návrh na zápis změny zapisovaných skutečností, uloženou mu § 28 odst. 7 obchodního zákoníku).

Procesní aspekty adresy sídla právnické osoby Pro úplnost dodávám, že adresa sídla právnické osoby je důležitá pro stanovení jejího tzv. obecného soudu. Občanský soudní řád stanoví v ustanovení § 84, že k řízení je příslušný obecný soud účastníka, proti němuž návrh směřuje (žalovaného), není-li stanoveno jinak. V ustanovení § 85 odst. 3 zákon upřesňuje, že obecným soudem právnické osoby je okresní soud, v jehož obvodu má sídlo. Ve většině obchodních věcí je věcná příslušnost dána Krajskému soudu jako soudu prvního stupně (§ 9 odst. 3 občanského soudního řádu). Je-li pro řízení v prvním stupni věcně příslušný krajský soud a místní příslušnost se řídí obecným soudem účastníka, je místně příslušným krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud účastníka (§ 85a občanského soudního řádu).

Přehled postupu při změně sídla pro jednotlivé formy obchodních společností

1) Provedení právního úkonu, kterým dochází ke změně sídla

a) Změna sídla, při které dochází zároveň ke změně zakladatelského dokumentu:

Veřejná obchodní společnost

Ke změně sídla (tedy i společenské smlouvy) je třeba souhlasu všech společníků; společenská smlouva může určit, že k její změně postačuje souhlas většiny společníků; rozhodnutí musí mít písemnou formu s úředně ověřenými podpisy (srov. ustanovení § 63, 79 obchodního zákoníku).

Komanditní společnost

Ke změně společenské smlouvy je zapotřebí souhlasu všech společníků; společenská smlouva může stanovit, že k její změně postačuje souhlas většiny komplementářů spolu se souhlasem většiny komanditistů. Rozhodnutí musí mít písemnou formu s úředně ověřenými podpisy (srov. ustanovení § 63, 97 obchodního zákoníku).

Společnost s ručením omezeným

Ke změně sídla (tedy i obsahu společenské smlouvy) je třeba rozhodnutí valné hromady nebo souhlasu všech společníků; toto rozhodnutí musí mít formu notářského zápisu (srov. ustanovení § 57, 63, 125, 141 obchodního zákoníku).

Akciová společnost

O změně sídla (tedy i stanov) musí rozhodnout valná hromada; toto rozhodnutí musí mít formu notářského zápisu (srov. ustanovení § 186, 187 obchodního zákoníku).

b) Změna sídla, při které nedochází ke změně zakladatelského dokumentu

Veřejná obchodní společnost

K rozhodnutí o změně sídla je zapotřebí souhlasu všech společníků, nestanoví-li společenská smlouva, že postačí souhlas většiny společníků (srov. ustanovení § 79 obchodního zákoníku).

Komanditní společnost

O změně sídla rozhodují komplementáři společně s komanditisty většinou hlasů, pokud společenská smlouva nestanoví jinak (srov. ustanovení § 97 obchodního zákoníku).

Společnost s ručením omezeným

O změně sídla rozhodne statutární orgán (jeden nebo více jednatelů), není–li (společenskou smlouvou či rozhodnutím valné hromady) svěřeno rozhodování o změně sídla do působnosti jiného orgánu. Rozhodnutí nemusí mít formu notářského zápisu (srov. ustanovení § 125, 133, 134 obchodního zákoníku).

Akciová společnost

O změně sídla rozhodne statutární orgán (představenstvo), není–li stanovami svěřeno rozhodování o změně sídla do působnosti valné hromady (valná hromada si nemůže vyhradit k rozhodování záležitosti, které jí nesvěřuje zákon nebo stanovy). Rozhodnutí nemusí mít formu notářského zápisu (srov. ustanovení § 192 obchodního zákoníku).

Vzniká otázka, zda rozhodnutí o změně sídla, při které nedochází ke změně zakladatelského dokumentu, je právním úkonem týkajícím se změny společnosti ve smyslu ustanovení § 63 obchodního zákoníku a zda je tedy vyžadována písemná forma s úředně ověřenými podpisy. Při nejednoznačném výkladu uvedeného ustanovení lze s ohledem na praxi vyhotovení písemného rozhodnutí s ověřenými podpisy doporučit.

2) Podání návrhu na zápis změny v obchodním rejstříku

Poté, kdy je rozhodnuto (příslušným subjektem, či jeho orgánem, a v příslušné formě) o změně sídla, je podnikatel povinen podat bez zbytečného odkladu návrh na zápis změny této zapisované skutečnosti. Navrhovatelem je tedy obchodní společnost jednající prostřednictvím statutárního orgánu. Návrh se podává příslušnému rejstříkovému soudu. V návrhu musí být, narozdíl od zakladatelského dokumentu, uvedena již plná adresa nového sídla.

Přílohami návrhu bude:

a) doklad o provedení příslušného právního úkonu (rozhodnutí společníků, zápis z valné hromady, rozhodnutí statutárního orgánu) v náležité formě a ve dvojím vyhotovení, dochází-li ke změně zakladatelského dokumentu,

b) v případě změny zakladatelského dokumentu či stanov dvojí vyhotovení úplného platného znění tohoto dokumentu,

c) dokument prokazující právní důvod užívání místností, do nichž společnost umístila své sídlo. Tímto dokumentem bude, v případě, že obchodní společnost je vlastníkem příslušné nemovitosti, výpis z katastru nemovitostí, v případě, že je nájemcem, nájemní smlouva a výpis z katastru nemovitostí, z kterého vyplývá vlastnické právo pronajímatele. Možné je prokázat právní titul i podnájemní smlouvou. (Sídlo právnické osoby může i v bytě. Musí to však být slučitelné s jejím účelem a musí to dovolovat povaha i rozsah činnosti.).

Soudní poplatek činí 1000,-Kč (a to bez ohledu na počet a druh zapisovaných změn). V řízení je soud povinen učinit do 15 dnů od podání návrhu úkony směřující k rozhodnutí věci.(srov. ustanovení § 27a, 28, 30 obchodního zákoníku, § 20 občanského zákoníku, §200c občanského soudního řádu, položky 8 přílohy zákona o soudních poplatcích)