V tomto oběžníku bychom se rádi věnovali evidenci a zpracovávání osobních údajů zaměstnavatelem. Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti dle příslušných ustanovení zákoníku práce vzniká mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem pracovněprávní vztah. V rámci pracovněprávního vztahu pak dochází ke zpracovávání osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem, a to za účelem zpracování nutné agendy v oblasti mzdové, daňové či v oblasti sociálního a zdravotního pojištění. Zaměstnavateli tak vzniká zákonná povinnost provádět zpracování osobních údajů zaměstnanců nezbytné pro dodržení jeho povinností uložených mu na základě zvláštních právních předpisů.
Zákon o ochraně osobních údajů rozlišuje z hlediska ochrany osobních údajů mezi (i) osobním údajem (jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů) a (ii) citlivým údajem (osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů, genetický údaj subjektu údajů a biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů). Zpracovávání citlivých údajů je možné, jen pokud je tak stanoveno zvláštním zákonem. To se v pracovněprávních vztazích týká například údajů o zdravotním stavu pro účely evidence a odškodňování pracovních úrazů a nemocí z povolání podle zákoníku práce. Zákoník práce ve svém ustanovení § 316 odst. 4 uvádí, že citlivé informace nesmí zaměstnavatel od zaměstnance vyžadovat, není-li pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce.
Shromažďovat osobní údaje zaměstnavatelem za účelem splnění povinnosti spočívající především ve výpočtu mzdy, hlášení na sociálním úřadu, odvodu sociálního a zdravotního pojištění apod. je tedy povinností zaměstnavatele. Ke splnění zákonné povinnosti je nutné evidovat tyto osobní údaje: příjmení, jméno, všechna dřívější příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, číslo občanského průkazu. V případě, že zaměstnanec pobírá slevu na daních na své děti, musí zaměstnavatel dodat, a tudíž zpracovávat, i rodná čísla dětí zaměstnanců. Dále je nutné, pakliže zaměstnavatel svým zaměstnancům vyplňuje daňová přiznání, evidovat navíc informace o manželovi/manželce. Pro výpočet mzdy bývá často potřebné znát předchozí zaměstnání. Seznam osobních údajů, které jsou povinné pro plnění povinností zaměstnanců, pak bude zhruba následující:
identifikační údaje zaměstnance: jméno, příjmení, datum, místo narození a místo trvalého pobytu (většinou obsaženy v pracovní smlouvě),
pro evidenční listy důchodového pojištění zasílané na správu sociálního zabezpečení dle ustanovení § 37 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení jsou potřeba datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění,
pro správný výpočet mzdy může být důležité vzdělání a předchozí praxe,
pro správný výpočet měsíčních záloh na daně podle zákona o dani z příjmu a daňového řádu je nutné znát druh pobíraného důchodu a prohlášení poplatníka daně z příjmu, pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele, pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte,
pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu se podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení eviduje počet dětí (jedná se o ženy, kde se toto hledisko zohledňuje),
podle ustanovení § 83 zákona o zaměstnanosti je nutné při zaměstnávání osob se zdravotním postižením znát zdravotní znevýhodnění,
pro placení zdravotního pojištění je dle ustanovení § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění nutné znát zdravotní pojišťovnu,
a nakonec při zaměstnávání cizinců je za účelem hlášení zaměstnávání cizinců nutné znát státní občanství zaměstnance (nikoli však národnost).
Výše uvedené reflektuje a respektuje také zákon o ochraně osobních údajů, který ve svém ustanovení § 5 odst. 1 písm. d) stanoví, že je v souladu se zákonem shromažďovat osobní údaje, pokud existuje zákonná povinnost osobní údaje shromažďovat, ale pouze za naplněním stanoveného účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu. Tímto účelem je plnění zákonných povinností zaměstnavatele stanovených buď přímo zákoníkem práce, nebo jinými právními předpisy.
Lukáš Barnet
Advokátní kancelář Mašek, Kočí, Aujezdský
www.e-Advokacie.cz – on-line právní poradenství
Tento text byl advokátní kanceláří Mašek, Kočí, Aujezdský původně vyhotoven ve spolupráci se spolkem Asociace pro elektronickou komerci (APEK) jako právní oběžník č. 2/2015 určený členům tohoto spolku.